Dienstplan und Zeiterfassung für Kita und soziale Einrichtungen

• Abends Elternabend, morgens Frühdienst

  Endet der Elternabend um 21:30 und beginnt der Frühdienst um 6:30, liegen nur 9 Stunden dazwischen. Samwise rechnet die Ruhe zwischen zwei Diensten im Dienstplan mit und weist Sie darauf hin, bevor Sie den Plan freigeben.

• In der Gruppe fehlt jemand

  Eine Kollegin meldet sich am Handy oder an der Stempeluhr krank. Samwise zeigt, wer einspringen kann, und bietet den Dienst mit einem Klick allen an, die passen. Die erste Zusage gilt.

• Wochenende und Nacht in der Wohngruppe

  In Wohngruppen und Heimen gelten die Regeln für Einrichtungen, die Menschen betreuen: Dienste in der Betreuung sind auch an Sonn- und Feiertagen erlaubt, soweit sie nicht werktags erledigt werden können, und die Ruhe zwischen zwei Diensten darf auf 10 Stunden sinken, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

• Teilzeit und Aushilfen

  Viele arbeiten in Teilzeit, manche als Aushilfe. Samwise warnt, bevor eine Aushilfe über die Minijob-Grenze kommt, und am Monatsende zeigt der Stundenzettel für jede Person die vereinbarten und die gearbeiteten Stunden und das Plus oder Minus.

• Nicht jede Gruppe hat einen Computer

  Ihr Team stempelt mit einem Tipp am eigenen Handy oder mit der persönlichen PIN an einem Tablet am Eingang. Sobald Sie den Dienstplan freigeben, sieht jede Person ihre Dienste am Handy.

• Kita, ambulante soziale Dienste

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  Sonntag und Feiertag

  nur mit gesetzlicher Ausnahme oder Erlaubnis

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 11 Stunden

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 Uhr

• Wohngruppe, Wohnheim für Erwachsene, Unterkunft für Geflüchtete

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  Sonntag und Feiertag

  erlaubt, wenn die Arbeit nicht werktags erledigt werden kann

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 10 Stunden, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15, mit passendem Tarifvertrag 10

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 Uhr

• Kinder- und Jugendheim

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  Sonntag und Feiertag

  erlaubt, wenn die Arbeit nicht werktags erledigt werden kann

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 10 Stunden, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15, mit passendem Tarifvertrag 10

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 UhrAusnahmen, die Sie einschalten können:

  • samstags, in der Regel mit zwei freien Samstagen im Monat
  • sonntags, wenn zwei Sonntage im Monat frei bleiben
  • feiertags, außer am 25.12., 1.1., Ostersonntag und 1.5.

• Wo Sonntagsarbeit nur mit gesetzlicher Ausnahme oder Erlaubnis geht, weist Samwise auf jede Sonntags- und Feiertagsschicht hin. Gilt für Sie eine gesetzliche Ausnahme, etwa aus dem Arbeitszeitgesetz oder einer Vorschrift Ihres Bundeslands, oder haben Sie eine Erlaubnis der Behörde, bestätigen Sie die Schicht mit diesem Grund. Eine Erlaubnis der Behörde tragen Sie einmal ein.
• Für jeden gearbeiteten Sonntag achtet Samwise auf einen freien Ersatztag und zählt für jede Person mit, wie viele Sonntage im Jahr frei bleiben.
• Mit 10 statt 15 freien Sonntagen rechnet Samwise, sobald Sie Ihren Tarifvertrag in Samwise eintragen.
• Mit Ausnahmen für Jugendliche rechnet Samwise erst, wenn Sie sie für ein Team oder eine Schicht einschalten.

Für jeden Betrieb berücksichtigt Samwise außerdem Höchstarbeitszeit, Pausen, Mutterschutz und die Minijob-Grenze.

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   Schritt 1: Branche wählen

   Samwise legt die Teams, Tätigkeiten und Schichten an, die Sie oben sehen. Umbenennen oder abwählen können Sie alles.

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   Schritt 2: Mitarbeiterliste übernehmen

   Laden Sie Ihre Liste als Excel- oder CSV-Datei hoch. Samwise zeigt Fehler Zeile für Zeile, bevor etwas gespeichert wird.

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   Schritt 3: Team per Link einladen

   Jede Person bekommt einen eigenen Link oder QR-Code und füllt den Personalfragebogen am eigenen Handy aus.

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   Schritt 4: Tablet als Stempeluhr aufstellen

   Öffnen Sie die Stempeluhr im Browser des Tablets und drucken Sie die PINs aus. Mehr braucht es nicht.

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   Schritt 5: Erste Woche planen

   Sie legen Ihre übliche Woche einmal fest, Samwise plant danach jede neue Woche vor. Sobald Sie den Plan freigeben, sieht Ihr Team ihn am Handy.

Mit den Branchen-Vorlagen richten Sie Samwise selbst ein. Wenn Sie sich bis zum 31. Januar 2027 vormerken und bis zum 31. März 2027 Kunde werden, richten wir es kostenlos gemeinsam mit Ihnen ein.