Dienstplan und Zeiterfassung für die Gastronomie

• Jemand sagt kurzfristig ab

  Samwise zeigt, wer einspringen kann, und bietet die Schicht mit einem Klick allen an, die passen. Tauschen und Abgeben geht direkt am Handy, ohne Zettel an der Pinnwand.

• Aushilfen und Minijobs

  Schon beim Planen sehen Sie, wenn eine Aushilfe über die Minijob-Grenze käme oder zwischen Spätdienst und Frühdienst zu wenig Ruhe bleibt.

• Azubis und Schülerjobs

  Für Jugendliche unter 18 gelten andere Arbeitszeiten. Passt eine Schicht nicht dazu, weist Samwise Sie im Plan darauf hin.

• Die richtige Person am richtigen Platz

  Bei jeder Person tragen Sie ein, was sie kann, etwa Küche, Service oder Bar. Planen Sie jemanden für etwas ein, das nicht eingetragen ist, fragt Samwise nach.

• Stempeln, wie es passt

  Mit einem Tipp am Handy, mit PIN am Tablet im Betrieb oder wie bisher auf dem Zettel. Zeiten vom Zettel tragen Sie nach, der Scan bleibt als Nachweis dabei.

• Restaurant, Café, Bar, Diskothek, Systemgastronomie

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  Sonntag und Feiertag

  erlaubt, wenn die Arbeit nicht werktags erledigt werden kann

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 10 Stunden, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15, mit passendem Tarifvertrag 10

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 UhrAusnahmen, die Sie einschalten können:

  • Arbeitstag mit Pausen bis 11 Stunden
  • ab 16 Jahren bis 22 Uhr
  • samstags, in der Regel mit zwei freien Samstagen im Monat
  • sonntags, wenn zwei Sonntage im Monat frei bleiben
  • feiertags, außer am 25.12., 1.1., Ostersonntag und 1.5.

  Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn

  ja; Samwise erinnert vor der ersten Schicht, sobald Sie das bestätigt haben

• Nachtbar, Nachtclub und Vergleichbares, zum Beispiel mit Erotik- oder Striptease-Programm

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  Sonntag und Feiertag

  erlaubt, wenn die Arbeit nicht werktags erledigt werden kann

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 10 Stunden, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15, mit passendem Tarifvertrag 10

  Jugendliche unter 18

  nicht erlaubt; steht auf Ihrer Checkliste

  Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn

  ja; Samwise erinnert vor der ersten Schicht, sobald Sie das bestätigt haben

• Catering, reine Lieferküche, Lieferdienst ohne Gastraum

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  Sonntag und Feiertag

  nur mit gesetzlicher Ausnahme oder Erlaubnis

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 11 Stunden

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 Uhr

  Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn

  ja; Samwise erinnert vor der ersten Schicht, sobald Sie das bestätigt haben

• Kantine

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  Sonntag und Feiertag

  erlaubt, wenn die Arbeit nicht werktags erledigt werden kann

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 10 Stunden, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15, mit passendem Tarifvertrag 10

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 Uhr

  Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn

  in der Regel nicht vorgeschrieben

• Wo Sonntagsarbeit nur mit gesetzlicher Ausnahme oder Erlaubnis geht, weist Samwise auf jede Sonntags- und Feiertagsschicht hin. Gilt für Sie eine gesetzliche Ausnahme, etwa aus dem Arbeitszeitgesetz oder einer Vorschrift Ihres Bundeslands, oder haben Sie eine Erlaubnis der Behörde, bestätigen Sie die Schicht mit diesem Grund. Eine Erlaubnis der Behörde tragen Sie einmal ein.
• Für jeden gearbeiteten Sonntag achtet Samwise auf einen freien Ersatztag und zählt für jede Person mit, wie viele Sonntage im Jahr frei bleiben.
• Mit 10 statt 15 freien Sonntagen rechnet Samwise, sobald Sie Ihren Tarifvertrag in Samwise eintragen.
• Mit Ausnahmen für Jugendliche rechnet Samwise erst, wenn Sie sie für ein Team oder eine Schicht einschalten.
• Steht in der Tabelle bei der Sofortmeldung ein Ja, müssen neue Leute spätestens bei Arbeitsbeginn bei der Sozialversicherung gemeldet sein. Die reguläre Anmeldung machen Sie weiter wie gewohnt. Außerdem müssen alle bei der Arbeit ihren Personalausweis, Pass oder ein amtliches Ersatzpapier dabeihaben. Auf diese Ausweispflicht müssen Sie alle Beschäftigten schriftlich hinweisen, neue Leute noch vor Arbeitsbeginn, und die Hinweise aufbewahren. Samwise fragt Sie, ob die Sofortmeldung für Ihren Betrieb gilt. Solange die Frage offen ist, weist Samwise darauf hin. Bestätigen Sie, dass sie gilt, erinnert Samwise vor der ersten Schicht einer neuen Person an die Sofortmeldung.
• Für Catering und reine Lieferküchen rechnet Samwise vorsichtshalber mit den allgemeinen Regeln, weil umstritten ist, ob die Ausnahmen der Gastronomie für sie gelten. Die Sonntagsschichten aus der Vorlage zeigt Samwise dort deshalb mit einem Hinweis, und Sie bestätigen sie mit dem passenden Grund.
• Ob die Sofortmeldung für eine Kantine gilt, hängt davon ab, was Ihr Unternehmen hauptsächlich macht, etwa ob Sie als Caterer Kantinen betreiben. Im Zweifel fragen Sie die Krankenkasse Ihrer Beschäftigten oder die Deutsche Rentenversicherung.

Für jeden Betrieb berücksichtigt Samwise außerdem Höchstarbeitszeit, Pausen, Mutterschutz und die Minijob-Grenze.

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   Schritt 1: Branche wählen

   Samwise legt die Teams, Tätigkeiten und Schichten an, die Sie oben sehen. Umbenennen oder abwählen können Sie alles.

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   Schritt 2: Mitarbeiterliste übernehmen

   Laden Sie Ihre Liste als Excel- oder CSV-Datei hoch. Samwise zeigt Fehler Zeile für Zeile, bevor etwas gespeichert wird.

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   Schritt 3: Team per Link einladen

   Jede Person bekommt einen eigenen Link oder QR-Code und füllt den Personalfragebogen am eigenen Handy aus.

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   Schritt 4: Tablet als Stempeluhr aufstellen

   Öffnen Sie die Stempeluhr im Browser des Tablets und drucken Sie die PINs aus. Mehr braucht es nicht.

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   Schritt 5: Erste Woche planen

   Sie legen Ihre übliche Woche einmal fest, Samwise plant danach jede neue Woche vor. Sobald Sie den Plan freigeben, sieht Ihr Team ihn am Handy.

Mit den Branchen-Vorlagen richten Sie Samwise selbst ein. Wenn Sie sich bis zum 31. Januar 2027 vormerken und bis zum 31. März 2027 Kunde werden, richten wir es kostenlos gemeinsam mit Ihnen ein.