Bei jedem Schritt dabei.
Was Samwise HR in Ihrem Betrieb übernimmt, vom ersten Arbeitstag bis zum Monatsabschluss. Jeder Teil ist für sich einfach, und alles liegt an einem Ort.
Neu im Team
Personalfragebogen per Link, Vertrag und Personalakte an einem Ort.
- Neue Leute füllen den Personalfragebogen am Handy aus und unterschreiben dort, per Link oder QR-Code
- Sie prüfen jede Angabe, bevor sie in die Personalakte geht
- Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN verschlüsselt gespeichert
- Jede Vertragsänderung bleibt nachvollziehbar, und den schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen, den das Nachweisgesetz verlangt, gibt Samwise druckfertig aus
- Samwise erinnert rechtzeitig an das Ende der Probezeit, an auslaufende befristete Verträge und an Dokumente, die ablaufen
Zeiterfassung
Ein- und ausstempeln mit einem Tipp oder Klick: am Handy, am Computer oder mit PIN an der Stempeluhr.
- Stempeln mit einem Tipp oder Klick, Pausen eingeschlossen
- Hinweise bei fehlender Pause, mehr als zehn Stunden oder zu kurzer Ruhezeit
- Zeiten vom Papierzettel nachtragen, mit dem Scan als Nachweis
Stempeluhr
Ein Tablet am Eingang, eine persönliche PIN, fertig.
- Stempeln mit persönlicher PIN und großen Tasten
- Fällt das Internet kurz aus, merkt sich das Tablet jede Stempelung und schickt sie nach
- Geschützt gegen das Durchprobieren von PINs
- Nach der PIN: die eigene Schicht des Tages und der Resturlaub
Schichtplan
Ihre übliche Woche legen Sie einmal fest. Samwise plant jede neue Woche danach vor, und Sie sehen, wer wann kann.
- Schichten anlegen, verschieben und kopieren, mit der Maus oder auf dem Tablet mit dem Finger
- Ihre übliche Woche als Vorlage: Jede neue Woche entsteht daraus von selbst
- Im Plan sehen Sie, wer wann kann
- Verstößt eine Schicht gegen Ruhezeit, Jugendschutz oder Minijob-Grenze, sehen Sie das schon beim Planen
- Ihr Team sieht den Plan erst, wenn Sie ihn freigeben. Offene Schichten bleiben sichtbar, und Ihre Leute können sie übernehmen
- Auf Knopfdruck besetzt Samwise offene Schichten mit Leuten, die passen und Zeit haben, und setzt sich dabei nie über eine Regel hinweg, etwa die Ruhezeit oder den Jugendschutz
Abwesenheiten
Urlaub mit drei Fingertipps beantragen und direkt auf der Startseite genehmigen.
- Urlaub beantragen mit drei Fingertipps, genehmigen mit zwei Klicks, direkt auf der Startseite
- Team-Kalender mit Urlaub, Krankheit und Fortbildung
- Urlaubskonto mit Anspruch, genommenen Tagen und Resturlaub
- Krankmeldungen sehen nur die Person selbst und wer sie für seine Aufgabe braucht, etwa für Personal oder Lohnabrechnung
- Krankmelden am Handy oder an der Stempeluhr. Mit dem Schichtplan zeigt Samwise gleich, wer einspringen kann
- Schichten tauschen oder abgeben, direkt am Handy
Monatsende
Stundenzettel, die Bestätigung der Stunden und die Datei für Ihr Lohnbüro.
- Ein Stundenzettel für jeden Monat, mit vereinbarten und gearbeiteten Stunden und dem Plus oder Minus
- Am Monatsende bestätigt jede Person mit eigenem Konto selbst, dass ihre Stunden stimmen
- Wird eine Zeit korrigiert, bleibt das Original erhalten, und die Korrektur steht mit Begründung daneben
Für Ihr Lohnbüro
Jeden Monat eine Datei für Ihr Lohnbüro, mit den Nummern, unter denen es Stunden und Zuschläge abrechnet.
- Die Stunden des Monats als Datei für Ihr Lohnprogramm
- Sie legen fest, was in der Datei steht und unter welcher Nummer Ihr Lohnbüro es abrechnet
- Digitaler Personalfragebogen, Steuer- und Sozialversicherungsdaten verschlüsselt gespeichert
- Jede erstellte Datei wird festgehalten, ebenso jeder Blick auf Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN
Nach Maß
Einfach auf den ersten Blick, einstellbar bis ins Detail. Samwise richtet sich nach Ihrem Betrieb, nicht umgekehrt.
Sieht aus wie Ihr Betrieb
- Ihr Logo in der App, auf der Anmeldeseite und an der Stempeluhr
- Ihre Markenfarben, von uns eingerichtet und gut lesbar, auf hellem wie auf dunklem Bildschirm
- Eine Startseite, die sich jede Person selbst einrichtet
Aufgebaut wie Ihr Betrieb
- Standorte und Teams, und eine Person kann in mehreren Teams arbeiten
- Rollen und einzelne Rechte, bis hin zu einer einzelnen Person
- Eigene Arten von Abwesenheit, mit Name, Symbol und Reihenfolge
- Ein Personalfragebogen mit eigenen Fragen, auf Wunsch je Standort, Team oder Tätigkeit verschieden
Arbeitet nach Ihren Regeln
- Verstößt eine Schicht im Schichtplan gegen eine Regel, wählen Sie je Regel, was passiert: nur ein Hinweis, eine Rückfrage oder ein Stopp. Strenger als das Gesetz geht immer, milder nur, wenn etwa ein Tarifvertrag es erlaubt
- Fehlt bei erfassten Zeiten die gesetzliche Pause, entscheiden Sie: nur ein Hinweis oder automatisch abziehen
- Vorlagen für Arbeitsverträge, etwa mit Stundenlohn oder als Minijob mit festem Monatsbetrag
- Eine Sammlung eigener Klauseln für neue Arbeitsverträge
Wächst mit Ihrem Betrieb
- Zum Start legt Samwise die Teams, Tätigkeiten und Schichten mit Uhrzeiten an, die in Ihrer Branche üblich sind. Sie ändern alles, bevor es losgeht
- Was in der Importdatei und der Excel-Datei für Ihr Lohnbüro steht, bestimmen Sie: unter welcher Nummer es Stunden und Zuschläge für Nacht, Sonn- und Feiertage abrechnet
Passend für Ihre Branche
Ob Restaurant, Pflegedienst oder Baustelle: Samwise legt beim Start die Teams und Schichten an, die in Ihrer Branche üblich sind, und weist im Schichtplan auf die Regeln hin, die für sie wichtig sind.
- Gastronomie
- Hotel
- Freizeit und Sport
- Veranstaltungen und Kultur
- Handel und Bäckerei
- Friseur und Kosmetik
- Handwerk und Bau
- Pflege und Gesundheit
- Kita und Soziales
- Logistik und Transport
- Reinigung und Sicherheit
- Produktion und Landwirtschaft
- Büro und Kundenservice
Das Fundament
- Personalakte mit Teams und Standorten
- Rollen und Rechte, vom Lohnbüro bis zur Schichtleitung
- Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz und dem Jugendarbeitsschutzgesetz
- Protokoll aller Änderungen, das sich nachträglich nicht ändern lässt
- Doppelt gesicherte Anmeldung mit Code vom Handy, ab dem Start Pflicht für Geschäftsführung, Personal und Lohnbüro
- Server in Deutschland; Ihre Daten nutzen wir nur, um Samwise HR für Sie zu betreiben
Uhr · Feierabend
Samwise HR startet in Kürze.
Wir zeigen Ihnen Samwise gern schon jetzt, im kostenlosen Erstgespräch. Wer sich vormerkt, hört von uns, sobald es losgeht.
Start spätestens im Januar 2027. Wenn Sie sich bis zum 31. Januar 2027 vormerken und bis zum 31. März 2027 Kunde werden, richten wir Samwise kostenlos gemeinsam mit Ihnen ein.
Wir verwenden Ihre Adresse nur, um Ihnen zu antworten, und, wenn Sie sich vormerken, um Ihnen den Start mitzuteilen. Mehr dazu in den Datenschutzhinweisen.
Kostenloses Erstgespräch
Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen Samwise HR live, per Video oder nach Absprache bei Ihnen im Betrieb. Sagen Sie uns, wann es Ihnen passt, und wir schlagen Ihnen einen Termin vor.