Dienstplan und Zeiterfassung für Pflege, Praxis und Klinik

• Um sechs Uhr früh meldet sich jemand krank

  Eine Kollegin meldet sich am Handy oder an der Stempeluhr krank. Samwise zeigt, wer einspringen kann, und bietet den Dienst mit einem Klick allen an, die passen. Die erste Zusage gilt.

• Erst Spätdienst, dann gleich wieder früh?

  Zwischen zwei Diensten muss genug Ruhe liegen. Samwise rechnet sie im Dienstplan mit und weist darauf hin, wenn sie zu kurz wird. In Pflegeheim, Tagespflege und Klinik darf die Ruhe auf 10 Stunden sinken, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

• Fachkraft oder Hilfe?

  Sie tragen einmal ein, wer welche Aufgabe übernehmen kann, etwa als Pflegefachkraft oder in der Pflegehilfe. Planen Sie jemanden für eine Aufgabe ein, die bei ihm nicht eingetragen ist, fragt Samwise nach.

• Teilzeit, Aushilfen, Wochenenden

  Viele arbeiten in Teilzeit oder als Aushilfe, und an Wochenenden und Feiertagen muss trotzdem jemand da sein. Samwise warnt, bevor eine Aushilfe über die Minijob-Grenze kommt, und zählt für jede Person mit, wie viele Sonntage im Jahr frei bleiben.

• Der Plan hängt im Dienstzimmer

  Sobald Sie den Plan freigeben, sieht jede Person ihre Dienste am Handy, kann dort tauschen oder einen Dienst abgeben. Wer kein eigenes Konto hat, öffnet die eigenen Dienste über einen persönlichen Link.

• Pflegedienst, Praxis, Rettungsdienst

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  Sonntag und Feiertag

  nur mit gesetzlicher Ausnahme oder Erlaubnis

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 11 Stunden

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 Uhr

• Pflegeheim, Krankenhaus, Reha-Klinik

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  Sonntag und Feiertag

  erlaubt, wenn die Arbeit nicht werktags erledigt werden kann

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 10 Stunden, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15, mit passendem Tarifvertrag 10

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 UhrAusnahmen, die Sie einschalten können:

  • samstags, in der Regel mit zwei freien Samstagen im Monat
  • sonntags, wenn zwei Sonntage im Monat frei bleiben
  • feiertags, außer am 25.12., 1.1., Ostersonntag und 1.5.

• Tagespflege

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  Sonntag und Feiertag

  erlaubt, wenn die Arbeit nicht werktags erledigt werden kann

  Ruhe zwischen zwei Schichten

  mindestens 10 Stunden, wenn dafür eine andere Ruhezeit innerhalb desselben Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen mindestens 12 Stunden dauert. Samwise rechnet den Ausgleich mit.

  Freie Sonntage im Jahr

  mindestens 15, mit passendem Tarifvertrag 10

  Jugendliche unter 18

  6 bis 20 Uhr, Arbeitstag einschließlich Pausen höchstens 10 Stunden, danach mindestens 12 Stunden frei, nicht am Wochenende und nicht an Feiertagen, am 24. und 31.12. nur bis 14 Uhr

• Wo Sonntagsarbeit nur mit gesetzlicher Ausnahme oder Erlaubnis geht, weist Samwise auf jede Sonntags- und Feiertagsschicht hin. Gilt für Sie eine gesetzliche Ausnahme, etwa aus dem Arbeitszeitgesetz oder einer Vorschrift Ihres Bundeslands, oder haben Sie eine Erlaubnis der Behörde, bestätigen Sie die Schicht mit diesem Grund. Eine Erlaubnis der Behörde tragen Sie einmal ein.
• Für jeden gearbeiteten Sonntag achtet Samwise auf einen freien Ersatztag und zählt für jede Person mit, wie viele Sonntage im Jahr frei bleiben.
• Mit 10 statt 15 freien Sonntagen rechnet Samwise, sobald Sie Ihren Tarifvertrag in Samwise eintragen.
• Mit Ausnahmen für Jugendliche rechnet Samwise erst, wenn Sie sie für ein Team oder eine Schicht einschalten.
• Für Pflegedienste, Praxen und Rettungsdienste kennt das Arbeitszeitgesetz Ausnahmen für Sonn- und Feiertage, etwa für die Pflege und Behandlung von Menschen. Diese Ausnahmen gelten aber nur für Arbeit, die nicht werktags erledigt werden kann. Ob eine davon für Sie gilt, entscheiden Sie.

Für jeden Betrieb berücksichtigt Samwise außerdem Höchstarbeitszeit, Pausen, Mutterschutz und die Minijob-Grenze.

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   Schritt 1: Branche wählen

   Samwise legt die Teams, Tätigkeiten und Schichten an, die Sie oben sehen. Umbenennen oder abwählen können Sie alles.

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   Schritt 2: Mitarbeiterliste übernehmen

   Laden Sie Ihre Liste als Excel- oder CSV-Datei hoch. Samwise zeigt Fehler Zeile für Zeile, bevor etwas gespeichert wird.

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   Schritt 3: Team per Link einladen

   Jede Person bekommt einen eigenen Link oder QR-Code und füllt den Personalfragebogen am eigenen Handy aus.

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   Schritt 4: Tablet als Stempeluhr aufstellen

   Öffnen Sie die Stempeluhr im Browser des Tablets und drucken Sie die PINs aus. Mehr braucht es nicht.

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   Schritt 5: Erste Woche planen

   Sie legen Ihre übliche Woche einmal fest, Samwise plant danach jede neue Woche vor. Sobald Sie den Plan freigeben, sieht Ihr Team ihn am Handy.

Mit den Branchen-Vorlagen richten Sie Samwise selbst ein. Wenn Sie sich bis zum 31. Januar 2027 vormerken und bis zum 31. März 2027 Kunde werden, richten wir es kostenlos gemeinsam mit Ihnen ein.